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疫情下之數位化工具運用

 麟數據LnData數據分析經理 徐靖詠

自台灣今年五月由指揮中心發佈,將全國疫情警戒提升至第三級後,讓許多企業面臨到前所未有的挑戰,除因應疫情下相關防疫措施外,還需導入居家辦公並推動企業數位化,來維持企業正常運作與營收。

對於數據公司來說,早已將數位轉型視為公司運營的目標之一,我們也因應這波疫情下所帶來的工作模式變動,將各流程落實數位化,為使居家辦公能實現高效能合作模式,我們也導入不少數位化工具與方針來達成。因此,針對居家辦公之管理方式,以下從三個面向來跟大家分享。

虛擬辦公室打破居家工作隔閡

居家辦公帶來許多便利性,如可大幅減少通勤花費、增加睡眠時間、更不會工作到一半臨時被外務打擾,但在不能外出、群聚的限制下,也讓居家工作的孤獨感逐漸明顯,導致許多人很難適應居家工作。因此,公司運用了社交軟體「Gather Town」來打造虛擬辦公室,大家登入後便可選擇其一角色做為代表,並可使用內建的工具與裝飾物來打造自己喜愛的線上辦公環境,此外,當進入虛擬辦公室時,系統就會預設開啟麥克風與鏡頭,因此,如同往常實體辦公要與同事聊天,透過角色操作,走進對方角色旁就能進行連線對話,除提升溝通的效率外,也增加了同事間的社交關係。此外,因新創公司經常性需要進行跨部門溝通,在 Gather Town 就有許多功能可以輔助線上開會之不便,如內建白板,只要點選後,就能同時討論事情也能一同共筆、甚至是畫流程圖,對於新創公司來說有效的提升開會流暢度。

 

線上會議成為遠距新常態

公司剛好於去年成立東南亞海外辦事處,因此,在線上會議軟體的使用上也算是超前部署,但也隨著疫情的影響,使其線上會議需求逐漸增加。初期,大家多半使用Google Meet 來作為線上會議工具,除免費之外,更不需要安裝程式,有Google 帳戶即可使用,但因免費版本有會議時間限制,僅能討論一小時外,於人數上也僅能有100位參與者的限制,導致內部若要進行長時間的會議,或舉辦線上論壇時就只能另尋其他線上會議軟體來使用。因此,我們便開始針對各類線上會議軟體研究,發現Microsoft Teams於疫情期間,將免費方案從60分鐘的限制放寬為24小時,且在線人數也從100位調整至300位,非常適合拿來作為數據論壇或分享會的工具,除不需多花費成本外,更能解決無法在實體群聚的不便性,讓我們在疫情期間可因應不同的會議需求來挑選合適的軟體使用,並於組織溝通或與客戶會議時降低雙方溝通落差之問題。

工作與生活界限模糊化

過去在公司辦公,可以清楚的劃分上下班時間,但自疫情在家工作後,這條界線逐漸模糊,難以清楚的切割,雖節省許多時間,但實際在效率上則可能不如從前。

因此,如何讓自己在家也可以維持工作效率,公司也提出了幾點建議,希望能維持大家工作成效:

  1. 每日於上班前五分鐘,請大家至線上會議分享今日工作重點,除可掌握出缺席情況,更能讓大家在開工前提早進入狀況。
  2. 有任何會議,建議穿著正式服裝參與,除維持儀式感外,也能讓自己在工作上保持專業的心態。
  3. 因新創公司同事間年齡層偏年輕,於互動關係上也比大公司來的緊密,為避免疫情下同事間的交流僅止於公事,我們也會於特定節日邀請大家透過視訊一同用餐或舉辦慶生活動,分享日常話題,加深同事間的情誼。

除上述幾點分享之外,縱使疫情逐漸趨緩,但不論是在商業模式、組織人力、文化或溝通流程上,仍需持續推動數位轉型,甚至在未來更會朝向混合工作模式進行,才能充分因應疫情時代所帶來的影響。

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