自台灣今年五月由指揮中心發佈，將全國疫情警戒提升至第三級後，讓許多企業面臨到前所未有的挑戰，除因應疫情下相關防疫措施外，還需導入居家辦公並推動企業數位化，來維持企業正常運作與營收。
對於數據公司來說，早已將數位轉型視為公司運營的目標之一，我們也因應這波疫情下所帶來的工作模式變動，將各流程落實數位化，為使居家辦公能實現高效能合作模式，我們也導入不少數位化工具與方針來達成。因此，針對居家辦公之管理方式，以下從三個面向來跟大家分享。
虛擬辦公室打破居家工作隔閡
居家辦公帶來許多便利性，如可大幅減少通勤花費、增加睡眠時間、更不會工作到一半臨時被外務打擾，但在不能外出、群聚的限制下，也讓居家工作的孤獨感逐漸明顯，導致許多人很難適應居家工作。因此，公司運用了社交軟體「Gather Town」來打造虛擬辦公室，大家登入後便可選擇其一角色做為代表，並可使用內建的工具與裝飾物來打造自己喜愛的線上辦公環境，此外，當進入虛擬辦公室時，系統就會預設開啟麥克風與鏡頭，因此，如同往常實體辦公要與同事聊天，透過角色操作，走進對方角色旁就能進行連線對話，除提升溝通的效率外，也增加了同事間的社交關係。此外，因新創公司經常性需要進行跨部門溝通，在 Gather Town 就有許多功能可以輔助線上開會之不便，如內建白板，只要點選後，就能同時討論事情也能一同共筆、甚至是畫流程圖，對於新創公司來說有效的提升開會流暢度。
線上會議成為遠距新常態
公司剛好於去年成立東南亞海外辦事處，因此，在線上會議軟體的使用上也算是超前部署，但也隨著疫情的影響，使其線上會議需求逐漸增加。初期，大家多半使用Google Meet 來作為線上會議工具，除免費之外，更不需要安裝程式，有Google 帳戶即可使用，但因免費版本有會議時間限制，僅能討論一小時外，於人數上也僅能有100位參與者的限制，導致內部若要進行長時間的會議，或舉辦線上論壇時就只能另尋其他線上會議軟體來使用。因此，我們便開始針對各類線上會議軟體研究，發現Microsoft Teams於疫情期間，將免費方案從60分鐘的限制放寬為24小時，且在線人數也從100位調整至300位，非常適合拿來作為數據論壇或分享會的工具，除不需多花費成本外，更能解決無法在實體群聚的不便性，讓我們在疫情期間可因應不同的會議需求來挑選合適的軟體使用，並於組織溝通或與客戶會議時降低雙方溝通落差之問題。
工作與生活界限模糊化
過去在公司辦公，可以清楚的劃分上下班時間，但自疫情在家工作後，這條界線逐漸模糊，難以清楚的切割，雖節省許多時間，但實際在效率上則可能不如從前。
因此，如何讓自己在家也可以維持工作效率，公司也提出了幾點建議，希望能維持大家工作成效：
- 每日於上班前五分鐘，請大家至線上會議分享今日工作重點，除可掌握出缺席情況，更能讓大家在開工前提早進入狀況。
- 有任何會議，建議穿著正式服裝參與，除維持儀式感外，也能讓自己在工作上保持專業的心態。
- 因新創公司同事間年齡層偏年輕，於互動關係上也比大公司來的緊密，為避免疫情下同事間的交流僅止於公事，我們也會於特定節日邀請大家透過視訊一同用餐或舉辦慶生活動，分享日常話題，加深同事間的情誼。
除上述幾點分享之外，縱使疫情逐漸趨緩，但不論是在商業模式、組織人力、文化或溝通流程上，仍需持續推動數位轉型，甚至在未來更會朝向混合工作模式進行，才能充分因應疫情時代所帶來的影響。
