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善用數位工具,讓遠距辦公的溝通更上手!

通訊企業社群媒體行銷主任 Angela Chen

我目前任職的部門大約有100多人左右,今年5月-7月因為疫情三級警戒啟動遠距辦公,在正式啟動之前,我們總共演練過2次,主要測試硬體連線設備,但是公司宣布即刻回家辦公那一刻,還是感到措手不及,大概經過兩週,每位同仁才逐漸適應且步上軌道,這段期間組織溝通的成本也相對高昂,以我們主要負責的社群經營業務屬性來說,有以下3點經驗可以分享交流:

  1. 視訊會議在20-30分鐘內結束最為理想|以往面對面創意發想的會議,因為需要大量溝通和討論,會一群人關在會議室裡進行,一開會就是一小時起跳,直到想出不錯的點子;但是居家辦公透過視訊會議,一來同事們不見得都有開啟鏡頭,看不到對方的表情只能用聽的,必須在聆聽對方闡述想法時更加聚精會神,二來會議時間超過30分鐘,人在家裡的注意力會更容易被分散,使得這個開會方式變得沒有效率,影響好的產出,後來我們重新調整會議議程,善用視訊軟體的白板功能,在會議前將事先想好的點子放在上面,並視為正式會議請大家開鏡頭參與視訊,才讓內部溝通越來越順暢,產出的品質甚至比過去冗長的會議更有效率。
  2. 善用to do list進行組織管理和溝通|遠距辦公看不到人,可能影響到的層面,小至專案的推進,大到業績能否準時達標,這些事主管可能比下屬還要焦慮,這時候除了安慰彼此「疫情期間待在家最安全」,工作上衍生的各種管理問題,就善用像是to do list這樣的表格,由組織成員各自填寫每週工作進度、實際產出,以及下一步要執行的事項,不但能讓自己更有效管理專案時程,也能協助主管掌握團隊成員的工作內容,對焦執行的方向。
  3. 上班用line,下班請offline|通訊軟體雖然方便,工作上也仰賴它來跟同事溝通,但是遠距辦公使得通訊軟體成為主要溝通的工具(視訊軟體是次要),公事私事混在一起,長期下來工作跟生活的界限容易變得模糊。我們團隊的作法,是在下班前對當日工作進度做個復盤,針對成員有疑慮的事項跟主管進行確認,讓主管清楚比較急迫待解決的問題,提出具體的解決辦法,這個解決辦法未必是主管最終的決策,只是針對問題預先解題,讓主管放心,復盤完之後就讓通訊軟體回歸到私人時間,盡可能做到公私分明,使遠距辦公不受到工作地點的影響,在家也能維持效率,完成目標。

遠距辦公改變了工作型態,對於組織而言,如何能降低溝通的問題,隨著資訊型的需求盛行,充份利用數位工具又能不被工具綁架,才得以因應未來各種不確定的市場環境,為組織溝通的順暢找到更多可能性。

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